Policy di utilizzo della Intranet

1. Premessa e scopo del documento

Il gruppo Digital360 (di seguito, “Gruppo” o “Digital360”), riconoscendo l’importanza dei sistemi di intranet aziendali, ha deciso di sviluppare uno strumento che agevola la collaborazione e la comunicazione fra i dipendenti e collaboratori delle società del Gruppo elencate nel paragrafo 2, tramite la pubblicazione dei loro dati (di seguito, “Intranet) e di metterlo a disposizione degli stessi (di seguito, “Utilizzatore/i”).

Le società del Gruppo che usufruiscono della Intranet intendono, con il presente documento (di seguito, “Policy”), esplicitare le regole di utilizzo della Intranet.

2. Società del Gruppo

3. Obiettivi di Digital360  

Digital360 crede che la Intranet sia uno strumento utile di collaborazione e comunicazione fra i dipendenti ed è conscia dei benefici e vantaggi che la stessa comporta, tanto che alcuni dati sono inseriti (e quindi pubblicati) direttamente (nome, cognome, indirizzo e-mail e società di appartenenza).

Altri dati potranno essere invece inseriti facoltativamente dai dipendenti e dai collaboratori ed in particolare numero di telefono, la fotografia professionale, l’indirizzo del proprio profilo LinkedIn e ogni altra informazione pubblicata per completare il profilo personale o inserita tramite la pubblicazione di contenuti o l’interazione con gli altri utenti all’interno della Intranet.

Visto che la pubblicazione dei dati facoltativi potrebbe comportare il rischio di diffusione di informazioni e dati personali non pertinenti, Digital360 intende stabile le regole di utilizzo da rispettare nell’utilizzo della Intranet.

4. Regole di utilizzo

Gli Utilizzatori devono:

1) inserire nel Profilo solo i propri dati personali;

2) utilizzare la Intranet solo per finalità lavorative e pubblicare esclusivamente dati e informazioni pertinenti con l’attività lavorativa;

3) inserire nelle Community e in ogni altra sezione in cui è possibile conferire informazioni soltanto contenuti che siano liberi da diritto d’autore o di cui si possieda idonea licenza o, in alternativa, contenuti che rientrano nel dominio pubblico o rilasciati sotto “licenze creative commons”, così anche da evitare di divulgare informazioni coperte dal diritto d’autore; appurare in ogni caso di essere in possesso di tutti i diritti necessari prima di inserire contenuti;

4) utilizzare lo strumento in modo sicuro e nel rispetto del “Regolamento per l’uso delle risorse informative aziendali”, nonché in conformità a quanto disposto da leggi e regolamenti tempo per tempo vigenti.

Agli Utilizzatori è fatto divieto di:

1. inserire contenuti di tipo offensivo, ingannevole, osceno, fraudolento, diffamatorio, calunnioso, discriminatorio, falso ed in qualsiasi modo non conforme alla normativa vigente o ai principi dell’ordine pubblico e del buon costume;

2. inserire contenuti coperti da vincoli di riservatezza;

3. violare il diritto alla protezione dei dati personali di Utilizzatori o di terzi, ad es. conferendo nella Intranet loro dati personali sine titulo;

4. porre in essere comportamenti che possano compromettere la sicurezza di sistemi e/o apparati di terzi, danneggiare le funzionalità della Intranet, interromperne il funzionamento, interferire con l’uso della stessa da parte degli altri Utilizzatori o consentire accessi non autorizzati;

5. inserire dati personali considerati “sensibili” (o categorie particolari di dati di cui all’art. 9 del GDPR), cioè i dati relativi alla salute, dati genetici e biometrici, dati che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l'appartenenza sindacale o l’orientamento sessuale.

5. Utilizzo delle credenziali

L’Utilizzatore è tenuto a scegliere una password di non facile individuazione ed a verificare che non sia recuperabile tramite domande/risposte segrete che possano essere note a terzi e a cambiarla periodicamente (preferibilmente ogni 3 mesi).

Le credenziali (ossia la coppia univoca di username e password necessaria per accedere alla Intranet) sono personali e non possono essere cedute. L’Utilizzatore è tenuto a custodirle con la massima diligenza e a mantenerle riservate al fine di prevenire l’utilizzo delle stesse da parte di terzi.

L’Utilizzatore sarà responsabile di qualsiasi utilizzo, anche compiuto da terzi, delle suddette credenziali, nonché di qualsiasi danno arrecato alle Società e/o a terzi derivante dalla mancata osservanza di quanto sopra.

In caso di smarrimento delle credenziali, gli Utilizzatori potranno recuperarle tramite la funzione recupera password.

Per quanto qui non previsto, si intende richiamato il “Regolamento per l’uso delle risorse informative aziendali”, in quanto applicabile.

6. Violazioni della Policy

In caso di violazione della Policy da parte di dipendenti, potranno essere applicate le sanzioni disciplinari previste dal contratto collettivo nazionale di lavoro applicabile.

In caso di violazione della Policy da parte di collaboratori, potranno essere applicate le misure previste dal contratto inter partes, inclusa la risoluzione di diritto del contratto ai sensi dell’art. 1456 del codice civile, fermo restando il risarcimento del danno eventualmente subito.

7. Messa a disposizione e aggiornamento della Policy

La Policy è messa a disposizione di dipendenti e collaboratori del Gruppo tramite pubblicazione nella Intranet, nonché con apposita comunicazione a mezzo e-mail da parte della funzione People & Transformation.

La Policy è revisionata periodicamente e ove necessario (ad es., in caso di introduzione di nuove funzionalità, di evoluzione di quelle già implementate, di cambiamenti relativi all’assetto societario). In tal caso, sarà dato parimenti avviso via e-mail.